Das Gemeindebüro

Anlauf- und Kontaktstelle

Das Gemeinde- oder Pfarrbüro ist ein öffentlicher Raum und steht im Dienst der Gemeinde. Es ist Anlauf- und Kontaktstelle für die Gemeindeglieder sowie die beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden.

Als "Schaltzentrale" der Kirchengemeinde sollte das Gemeindebüro so ausgestattet sein, dass die dort Tätigen ihre Aufgaben gut erledigen können und das Büro insgesamt zu einem positiven Erscheinungsbild der Gemeinde beiträgt.

Kompetenzen der Pfarramtssekretärin oder des Pfarramtssekretärs

Die Pfarramtssekretärin bzw. der Pfarramtssekretär ist für Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zuständig. Für diese Tätigkeit gibt es keine eigene Ausbildung.

In der Regel verfügen Gemeindesekretärinnen über eine abgeschlossene Berufsausbildung, die der verwaltungstechnischen Tätigkeit im Pfarrbüro verwandt ist. Neben der Fachlichkeit spielen soziale Kompetenzen eine wichtige Rolle. Diskretion und Verschwiegenheit ist im Gemeindebüro unabdingbar.

Für diese Aufgaben ist das Gemeindebüro zuständig:

  • Unterstützung der beruflich und ehrenamtlich Tätigen
  • Terminkalender des Gemeindelebens und Raumbelegungsplan
  • Publikumsverkehr
  • Telefondienst, Postbearbeitung und Schriftverkehr
  • Ausstellung von pfarramtlichen Bescheinigungen
  • Annahme und Bearbeitung von Daten bei Amtshandlungen
  • Aktenführung und Verwaltung
  • Registratur und Archiv

Oft werden vom Gemeindebüro auch die Kirchenbücher geführt und Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit übernommen.

Siegelführung und Unterschriftsberechtigung können in einem vereinbarten rechtlichen Rahmen vom Kirchenvorstand an das Gemeindebüro übertragen werden.

 

Austattung des Gemeindebüros

Bei der Ausstattung des Gemeindebüros sind die Richtlinien der Evangelischen Fachstelle für Arbeitssicherheit, der „Leitfaden für das Pfarrbüro“ der Fachberatung für Pfarramtssekretärinnen sowie die Vorschriften zum landeskirchlichen Aktenplan zu beachten.

Leitfaden für das Pfarrbüro

Sie können den "Leitfaden für das Pfarrbüro" beim Haus kirchlicher Dienste bestellen, indem Sie eine Mail an folgende Adresse schicken: olschewski@kirchliche-dienste.de