Einladung zur Kirchenvorstandssitzung

Der/die Vorsitzende des Kirchenvorstands lädt zur Sitzung ein

Bild: Jens Schulze

Der oder die Vorsitzende des Kirchenvorstands lädt zu den Sitzungen ein. Ist er oder sie verhindert, z. B. im Urlaub, so übernimmt dies der Stellvertreter oder die Stellvertreterin. Die Tagesordnung muss der oder die Vorsitzende gemeinsam mit dem Stellvertreter oder der Stellvertreterin und dem geschäftsführenden Mitglied des Pfarramtes, also dem Pastor oder der Pastorin der Gemeinde, aufstellen, damit auch alles berücksichtigt wird, was in der Gemeinde anliegt.

Die Einladung muss schriftlich erfolgen

Die Einladung muss schriftlich erfolgen und folgende Punkte enthalten:

  • Den Ort der Sitzung: Wo findet die Sitzung statt?
  • Die Zeit der Sitzung: An welchem Tag um wieviel Uhr findet die Sitzung statt?
  • Die Tagesordnung: Welche Tagesordnungspunkte sollen verhandelt werden?
  • Die Tagesordnungspunkte müssen so bezeichnet werden, dass sich jedes Mitglied etwas darunter vorstellen und sich auf die Sitzung vorbereiten kann.
    • Bsp.: Statt "Bauangelegenheiten" besser z.B. "Ausbau Dachgeschoss Gemeindehaus"
  • Schriftliche Vorlagen, Beschlussvorschläge etc. sind dagegen nicht erforderlich (aber oft sehr hilfreich für eine sachbezogene Aussprache!).

Die Einladung muss rechtzeitig erfolgen

Spätestens eine Woche vorher muss die Einladung verschickt werden. Zwischen Einladung und Sitzungstag müssen also volle sieben Tage liegen!

  • Bsp.: Die Kirchenvorstandssitzung soll am Mittwoch, den 20. Mai stattfinden. Die Einladung muss so rechtzeitig auf den Weg gebracht werden, dass sie die Mitglieder und die sonst noch Einzuladenden bei normalem Verlauf spätestens am Dienstag, den 12. Mai erreicht.

Selbstverständlich kann der oder die Vorsitzende den Kirchenvorstand auch einmal ganz kurzfristig einberufen, wenn die Sache nicht mehr eine Woche Zeit hat.

Die Einladung muss vollständig erfolgen

Die Einladung muss vollständig erfolgen. Einzuladen sind

  • immer alle Mitglieder des Kirchenvorstandes;
  • immer alle Teilnahmeberechtigten nach § 42 a KGO, es sei denn, der Kirchenvorstand hat sie für einzelne Beratungsgegenstände ausgeschlossen;
  • grundsätzlich auch diejenigen aus der Kirchengemeinde, die Mitglieder des Kirchenkreistages sind; begründete Ausnahmen sind aber möglich.

Was ist zu tun, wenn die Formalien nicht beachtet wurden?

Leider werden die Formalien der Einladung nicht immer beachtet. Wenn aber trotzdem alle gekommen sind und keiner zu Beginn der Sitzung den Mangel gerügt hat, kann sich auch später keiner mehr darauf berufen, dass die Beschlüsse etwa nicht in Ordnung seien.

 

Wie lade ich richtig zur Kirchenvorstandssitzung ein?

Folgende Punkte müssen bei der Einladung zur Sitzung des Kirchenvorstands beachtet werden:

  • Der oder die Vorsitzende lädt zur Sitzung ein.
  • Die Einladung muss schriftlich erfolgen.
  • Die Einladung muss rechtzeitig erfolgen.
  • Die Einladung muss vollständig erfolgen.

 

Die Tagesordnung

Mehr zum Ablauf der Sitzung und zur Aufstellung der Tagesordnung finden Sie auf der Seite...

Tagesordnung und Protokoll