Leitung der Sitzung

Sitzungskultur

Bild: Ulrich Ahrensmeier

Wie sich Kirchenvorsteher und Kirchenvorsteherinnen an der Gemeindeleitung beteiligen, wird auch von der Gesprächsführung während der Kirchenvorstandssitzung beeinflusst. Es ist Aufgabe der Leitung und des gesamten Kirchenvorstandes für eine angemessene Sitzungskultur zu sorgen. Alle Kirchenvorstandsmitglieder sollen ihre Anliegen einbringen können.

Tagesordnungspunkte einleiten

Es ist hilfreich, jeden Tagesordnungspunkt zunächst einzuleiten. Hintergrundinformationen sollten schon mit der Einladung zur Verfügung stehen. Trotzdem ist es sinnvoll, die Frage einleitend noch einmal zusammenfassend darzustellen. Vor allem sollten die Ziele, die mit dem Anliegen verbunden sind, klar benannt werden. Diese Aufgabe übernimmt am besten der oder die Vorsitzende bzw. die Beauftragten oder zu diesem Tagesordnungspunkt eingeladenen Ausschussmitglieder oder Fachleiter.

Aufgaben der Situngsleitung

Je nach Ziel des zu verhandelnden Themas achtet die Sitzungsleitung auf

  • die Zeit,
  • fasst Ergebnisse zusammen
  • und lässt gegebenenfalls abstimmen.

Er oder sie achtet auch darauf,

  • dass für die Ausführung des Beschlusses Verantwortliche benannt werden.

Beschlüsse und Protokoll

Der Beschluss wird ins Protokoll aufgenommen (§ 46 KGO). Die Namen der für die Ausführung Zuständigen sowie der Zeitrahmen werden ebenfalls vermerkt. Eine Protokollmatrix finden Sie rechts zum Download.

Beschlussvorlagen

Klare Beschlussvorlagen erleichtern die Arbeit im Kirchenvorstand. In manchen Fällen ist es schwer, Beschlussvorlagen zu formulieren oder zu einem Ergebnis zu kommen. Gegebenenfalls sind alternative Schritte zu bedenken. Dann sollte über das weitere Vorgehen beraten werden. Der Zeitpunkt zur Wiedervorlage ist klar zu vereinbaren.

Arbeitsgruppen

Bei Themen, die spezielle Kenntnisse, Erfahrungen und mehr Zeit erfordern, kann eine Arbeitsgruppe beauftragt werden, sich weiter mit der Frage zu befassen und in einem gegebenen Zeitraum Verfahrensvorschläge und Beschlussvorlagen zu erarbeiten.