Was ist, wenn nicht alle Mitglieder zu der Sitzung kommen? Auch wenn nur wenige Mitglieder anwesend sind, kann die Sitzung stattfinden. Aber: Beschlüsse können nur gefasst werden, wenn der Kirchenvorstand beschlussfähig ist!
Wenn die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist, ist der Kirchenvorstand beschlussfähig.
Wenn kein Mitglied kraft Amtes (in der Regel ein Pfarrer oder eine Pfarrerin) an der Sitzung teilnimmt, müssen die Beschlüsse dem geschäftsführenden Mitglied des Pfarramtes unverzüglich bekannt gegeben werden (§43 KGO).
Was ist zu tun, wenn ein Beschluss nicht gefasst werden konnte, weil zu wenig Kirchenvorstandsmitglieder da waren? Der Tagesordnungspunkt muss auf die nächste Sitzung verschoben werden. Weist der oder die Vorsitzende in der Einladung zu dieser Sitzung dann darauf hin, dass in dieser Sitzung zu dem Punkt nunmehr auf jeden Fall ein Beschluss gefasst werden soll, auch wenn nur wenige Mitglieder anwesend sein werden, so ist dieser Beschluss wirksam, auch wenn nicht die Hälfte der gesetzlichen Zahl der Mitglieder erreicht wird.
Ein Kirchenvorstand hat nach § 3 KVBG vor der Kirchenvorstandswahl festgesetzt, dass die Zahl der gewählten und berufenen Kirchenvorsteher und Kirchenvorsteherinnen in der Gemeinde "acht" betragen soll. Die Gemeinde hat eine Pfarrstelle, die mit Pastorin X besetzt ist. Ein berufener Kirchenvorsteher ist vor wenigen Tagen zurückgetreten, ein Nachfolger steht noch nicht fest. Die gesetzliche (nicht die tatsächliche!) Zahl der Mitglieder des Kirchenvorstandes beträgt danach neun. Mindestens fünf Mitglieder müssen also anwesend sein, damit der Kirchenvorstand Beschlüsse fassen kann.
Beschlüsse werden mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Kirchenvorstandsmitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt; Stimmenthaltungen sind zulässig. Der oder die Vorsitzende stimmt zuletzt ab. Auf Verlangen eines Mitglieds muss geheim abgestimmt werden.
Die Mitglieder stimmen mit "Ja", "Nein" oder mit "Enthaltung" ab. Werden mehr "Ja-Stimmen" als "Nein-Stimmen" abgegeben, so ist der Antrag angenommen.
Ist ein Mitglied des Kirchenvorstands an einer Angelegenheit persönlich beteiligt, muss der Kirchenvorstand ohne ihn beraten und beschließen können.
Wenn der Kirchenvorstand jemanden zu wählen hat, z.B. seinen Vorsitz, so ist gewählt, wer die meisten Stimmen erhalten hat. Eine Abstimmung mit "Ja" oder "Nein" kommt hier natürlich nicht in Frage. Ist der Kirchenvorstand später mit seiner Wahlentscheidung nicht mehr zufrieden, so kann er seine Entscheidung aber nicht einfach widerrufen. Er kann den Vorsitzenden des Kirchenvorstands oder z.B. das in den Kirchenkreistag entsandte Gemeindeglied nicht gegen dessen Willen wieder abberufen.
Wenn die Zeit drängt und der Gegenstand der Beschlussfassung eine Sitzung nicht rechtfertigt, kann auch ein Umlaufbeschluss gefasst werden. Dies geht aber nur, wenn alle Mitglieder des Kirchenvorstands damit einverstanden sind. Jedes Mitglied kann verlangen, dass die Angelegenheit doch in einer Sitzung behandelt wird.
Der Kirchenvorstand kann, muss aber nicht über alle Dinge aus seinem Aufgabenfeld selber entscheiden. Er kann sich auch entlasten, indem er bestimmte Aufgaben (Geschäfte der laufenden Verwaltung) auf das Kirchenkreisamt überträgt. Näheres regelt § 50 a KGO.
Es kann auch hilfreich sein, manches in einem Ausschuss (§ 50 KGO) zu beraten statt in der großen Runde des gesamten Kirchenvorstands. Grundlegende Entscheidungen muss sich der Kirchenvorstand jedoch selber vorbehalten, er behält letztlich die Verantwortung.
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