Ulrich_Ahrensmeier_Garbsen_Sitzungstisch

Bild: Ulrich Ahrensmeier

Tagesordnung und Protokoll

Ulrich_Ahrensmeier_Garbsen_Tagesordnung
Bild: Ulrich Ahrensmeier

Die Tagesordnung

Die Sitzungsleitung bereitet eine Tagesordnung vor, die bereits mit der Einladung verschickt wird (Siehe Einladung). Im Folgenden einige Tipps zur Aufstellung der Tagesordnung.

Die Tagesordnung sollte nicht mehr umfassen, als was realistisch zu bewältigen ist. Der Zeitbedarf für die einzelnen Punkte und die Vortragenden sind vorher zu bedenken.

Tagesordnungspunkte

Zur Tagesordnung gehören folgende regelmäßig wiederkehrende Tagesordnungspunkte (TOP):

  • Begrüßung,
  • Andacht,
  • Beschluss über die Tagesordnung,
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit,
  • Protokollvorlage,
  • Berichte,
  • Pausen,
  • Verschiedenes,
  • Gebet oder Lied.

Die Andacht

Für die Gestaltung der Andacht oder des Wortes zum Tage zu Beginn der Sitzung und die Auswahl von Lied oder Gebet als Abschluss sind die „Laien" im Kirchenvorstand genau so verantwortlich wie die Pastoren und Pastorinnen. Diese Aufgabe sollte regelmäßig wechseln.

Erstellen eine Tagsordnung

Anfangszeit und Schlusstermin der Sitzung sind benannt. Die Dauer einer Sitzung sollte drei Stunden nicht überschreiten.

Die Ziele der jeweiligen Tagesordnungspunkte sind aus der Einladungersichtlich und bestehen aus Informationen, Meinungsbildern oder Entscheidungen.

Verschiedenes und Abschlussblitzlicht

Jede Tagesordnung enthält den Punkt „Verschiedenes“, um kurzfristige Besprechungspunkte einbringen zu können. Zu diesem Tagesordnungspunkt
sollte keine Beschlussfassung möglich sein.

Als hilfreich kann sich das Ritual eines Abschlussblitzlichtes herausstellen, da auf diese Weise Befriedigendem und Unbefriedigendem Raum gegeben wird.

Ablauf der Sitzung

Die wichtigsten Tagesordnungspunkte sollen nicht am Ende stehen. Grundsätzlich bietet sich eine Gliederung in etwa drei gleich langen Abschnitten an:

  • Erstes Drittel: leichte, nicht allzu kontroverse TOP
  • Zweites Drittel: 1 bis höchstens 3 komplexe TOP
  • Pause
  • Letztes Drittel: weniger komplizierte TOP, bei öffentlichen Sitzungen Personalfragen

Suchfragen für die Aufstellung der Tagesordnung sind:

  • Was kommt aus der laufenden Arbeit?
  • Was kommt aus der Gemeinde?
  • Was nehmen wir uns selbst vor?

Der inhaltliche Schwerpunkt jedes Tagesordnungspunktes ist klar. Er informiert so, dass der Einzelne sich ein Bild machen oder ersehen kann, wo und wie er zu diesen Informationen kommt.

Die Tagesordnung sollte nicht mehr umfassen, als was realistisch zu bewältigen ist. Der Zeitbedarf für die einzelnen Punkte und die Vortragenden sind vorher zu bedenken.

Das Protokoll

Über alle Sitzungen des Kirchenvorstands ist ein Protokoll zu führen (Ergebnisprotokoll). Das Protokoll muss von demjenigen, der die Sitzung geleitet hat und einem weiteren Mitglied (das auch an der Sitzung teilgenommen haben muss) unterschrieben werden. Die Protokolle müssen gebunden aufbewahrt werden, sie sind wichtige Dokumente im Rechtsverkehr!