Das Gemeinde- oder Pfarrbüro ist ein öffentlicher Raum und steht im Dienst der Gemeinde. Es ist Anlauf- und Kontaktstelle für die Gemeindeglieder sowie die beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden.
Als "Schaltzentrale" der Kirchengemeinde sollte das Gemeindebüro so ausgestattet sein, dass die dort Tätigen ihre Aufgaben gut erledigen können und das Büro insgesamt zu einem positiven Erscheinungsbild der Gemeinde beiträgt.
Bei der Ausstattung des Gemeindebüros sind die Richtlinien der Evangelischen Fachstelle für Arbeitssicherheit, der „Leitfaden für das Pfarrbüro“ der Fachberatung für Pfarramtssekretärinnen sowie die Vorschriften zum landeskirchlichen Aktenplan zu beachten.
Die Pfarramtssekretärin bzw. der Pfarramtssekretär ist für Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zuständig. Für diese Tätigkeit gibt es keine eigene Ausbildung.
In der Regel verfügen Gemeindesekretärinnen über eine abgeschlossene Berufsausbildung, die der verwaltungstechnischen Tätigkeit im Pfarrbüro verwandt ist. Neben der Fachlichkeit spielen soziale Kompetenzen eine wichtige Rolle. Diskretion und Verschwiegenheit ist im Gemeindebüro unabdingbar.
Oft werden vom Gemeindebüro auch die Kirchenbücher geführt und Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit übernommen.
Siegelführung und Unterschriftsberechtigung können in einem vereinbarten rechtlichen Rahmen vom Kirchenvorstand an das Gemeindebüro übertragen werden.
Text: Henning Schlüse, Diakon und Fachberater für Pfarramtssekretärinnen und Pfarramtssekretäre im Haus kirchlicher Dienste Hannover
Sie können den "Leitfaden für das Pfarrbüro" beim Haus kirchlicher Dienste bestellen
